Sala del consiglio con audio su rete dati e diciassette microfoni a scomparsa

Una sala di rappresentanza

Il consiglio direttivo di un'associazione professionale nazionale si riunisce intorno a un unico tavolo, in una sala che è anche il biglietto da visita dell'ente: fotografie, riprese, ospiti. Il vincolo era di natura estetica. L'impianto non doveva essere visibile: a riunione finita il tavolo doveva tornare libero.

Nel piano del tavolo corrono binari in alluminio a filo del legno. Dentro ci sono le prese microfoniche, i pulsanti di parola e le prese dati e video per chi presenta. I diciassette steli microfonici si infilano prima della riunione e si sfilano dopo: tornano nei cassetti sagomati e al loro posto va un tappo di gomma, così nei fori non si deposita la polvere.

Chi parla, e quando

Una riunione di consiglio non è una conferenza: la parola va governata, e in modi diversi a seconda del momento. Dal pannello touch da 10″ sul tavolo si sceglie fra tre modi di condurre: priorità al presidente, microfoni aperti a tempo con spegnimento automatico dopo due, cinque o dieci minuti, oppure parola libera, con i pulsanti sul tavolo in mano ai relatori.

Dallo stesso pannello si sceglie che cosa va sul monitor da 85″ (il computer di sala, il portatile di un ospite, il satellitare, il video istituzionale o una presentazione senza fili che parte da un codice a quattro cifre), si regola il volume, si comanda la telecamera con tre inquadrature già salvate e si avvia la registrazione audio della seduta. L'interfaccia non è un menu standard: è stata disegnata su questa sala, con i nomi usati da chi la apre ogni giorno.

L'audio corre sulla rete dati

Sotto la parte che si vede c'è l'ossatura: i segnali audio non viaggiano su cavi analogici dedicati ma in forma digitale sulla rete dati, con un processore che gestisce missaggio automatico, priorità e livelli. Per questo aggiungere una postazione richiede un cavo di rete e non un nuovo cablaggio audio.

La stessa rete porta però anche i computer degli uffici, il Wi-Fi degli ospiti e l'impianto domotico, e le due cose convivono solo se la rete è divisa. Uffici, domotica e ospiti stanno su reti logiche separate, ciascuna con le proprie regole, e il traffico audio ha la corsia che gli serve. La separazione evita che l'aggiornamento di un computer interrompa una seduta.

L'evoluzione dell'impianto dal 2020

L'impianto è entrato in servizio nel 2020. Nel 2021, quando le riunioni hanno dovuto accogliere anche chi non poteva essere in sala, ci hanno chiesto la videoconferenza e l'abbiamo innestata su quello che c'era: telecamera, microfoni e audio della sala portati dentro l'applicazione di conferenza, senza toccare l'ossatura del 2019. Tra la fine del 2022 e il 2023 il cambio dell'operatore di connettività è passato da noi, perché una migrazione fatta male in un edificio così ferma tutto tranne il telefono.

Dal 2020 la sala è stata sotto contratto di manutenzione, rinnovato una volta: verifiche periodiche programmate, interventi su chiamata, manuale d'uso aggiornato e riconsegnato a ogni revisione. Chi apre la sala non è un tecnico e trova un'istruzione che indica le operazioni da eseguire.